活動行銷公司怎麼選？活動行銷企劃在做什麼、委外範圍與評估清單

活動行銷有兩個意思。一是「用活動來做行銷」：品牌透過快閃、發表會、展覽與體驗活動接觸客戶。二是「替活動做行銷」：讓一場活動被看見、有人報名、有人到場。這篇談的是第二種——當你要辦一場對外活動，需要有人負責宣傳、報名與到場，該找什麼樣的活動行銷公司、怎麼評估。

什麼情況要找活動行銷公司，而不是只找活動公司

簡單的判斷方式：來的人是「被邀請的」還是「要自己報名的」。後者才需要活動行銷。

活動行銷企劃在做什麼

替活動做行銷，工作內容可以依時間分成四段：

1. 01活動前（準備）：定位活動訊息、製作活動宣傳網站、設定報名或售票、安裝追蹤碼。
2. 02活動前（集客）：投放廣告、經營社群、聯繫合作單位與 KOL、發送 EDM，並每天看報名數字調整。
3. 03活動前後（到場）：確認信、行前通知、出席確認與提醒；現場報到與人數統計。
4. 04活動後：感謝訊息、名單整理、成效報告與下一場的建議。

可以看到，活動行銷不只是「打廣告」。廣告把人帶到活動頁，活動頁讓人報名，提醒讓人到場，報到把結果記錄下來——中間任何一段斷掉，前面的投入都會打折。

活動行銷企劃工作清單（依階段）

活動行銷的時間軸：活動前四週到活動後一週

1. 01開放報名前：活動頁、報名流程與追蹤完成並測試；宣傳素材備妥。
2. 02開放報名第一週：通知既有名單與合作單位；廣告以小預算測試多組素材。
3. 03活動前三到二週：把預算集中到有效的素材與受眾；社群依主題分則發布。
4. 04活動前一週：強調時間與名額；對看過活動頁的人做再行銷；寄出行前通知。
5. 05活動前三天到當天：出席確認、提醒與候補遞補；確認報到名單。
6. 06活動後一週內：感謝訊息、成效報告，並把名單留給下一場活動。

籌備期較長的大型活動，同樣的順序往前拉長即可；各管道怎麼搭配見活動宣傳方式有哪些。

如果你就是活動行銷企劃：職責與需要的能力

1. 01需求確認：向主管或客戶確認活動目的、對象、預算與目標數字。
2. 02定位與訊息：把活動整理成一句話的賣點，決定主要宣傳訊息。
3. 03排期與預算：排出從開放報名到活動後的時程，分配各管道預算。
4. 04素材需求：列出活動頁、廣告、社群與 EDM 需要的圖文，向設計或廠商提出。
5. 05每日追蹤：看報名數、來源與廣告成本，決定加碼、暫停或更換素材。
6. 06協調：內部主管、講者或攤商、場地、各家廠商之間的資訊同步。
7. 07到場管理：確認信、行前通知、出席確認與報到名單。
8. 08檢討：活動後整理成效報告，提出下一場的具體建議。

這個角色需要的能力大致是四項：把活動講清楚的文字與企劃能力、看懂廣告與報名數字的判讀能力、跨部門與廠商的溝通協調，以及在截止日前同時處理多件事的時間管理。與一般活動企劃相比，更偏重線上宣傳與數字；與一般數位行銷相比，多了截止日與現場。

活動行銷企劃的日常節奏與職缺常見寫法

• 每天：看報名數與來源分布、廣告成本、活動頁有沒有異常（連結失效、表單送不出去）。
• 每週：把預算移到表現好的素材與管道、更換疲乏的素材、向主管或客戶回報進度與下週計畫。
• 報名落後時的三種補救：請合作單位與講者加開一輪宣傳、調整主要訊息與首屏文案、對看過活動頁的人做再行銷。

職缺上常見的寫法大致分三塊。工作內容：活動宣傳企劃與排程、活動頁與報名流程管理、廣告與社群操作或廠商管理、成效追蹤與報告。常見的考核指標：報名人數、到場率、每筆報名成本。合作對象：行銷主管、業務、設計，以及活動公司與系統廠商。職稱可能是活動行銷企劃、活動行銷專員或 Campaign 企劃，實際內容以各公司的職缺說明為準。

活動行銷可以委外的六個項目

四種廠商類型比較

這四種並不互斥。大型活動常常是活動公司負責現場，另外找廠商負責集客與報名；重點是事前講清楚誰負責哪一段、名單怎麼交接。

挑選活動行銷公司的十項評估清單

1. 01有沒有自己辦過或實際操作過需要對外集客的活動？
2. 02活動頁、報名與廣告是同一個團隊，還是再轉包？
3. 03廣告使用誰的帳號？廣告費與服務費是否分開？
4. 04追蹤怎麼做？能不能看到每個管道帶來幾筆報名？
5. 05成效報告看哪些數字？多久回報一次？
6. 06名單的所有權屬於誰？活動後能不能完整匯出？
7. 07個資怎麼保存、活動後怎麼處理？
8. 08報名與現場報到能不能用同一份名單？
9. 09活動當天有沒有人在現場支援？
10. 10會不會保證報名人數？（會保證的要特別小心：報名數受活動本身的吸引力影響，實務上很難事前保證。）

依團隊現況怎麼選

不論哪一種，有三件事建議寫進合約：名單與廣告帳號的所有權、成效報告的內容與頻率、活動後資料的保存與刪除方式。

活動行銷做得起來與做不起來的常見原因

反過來說，做得起來的活動通常有四個共同點：訊息一句話講得清楚、活動頁與報名流程順、宣傳開始得夠早、每天有人看數字並調整。

和活動行銷公司合作的流程：從第一次洽談到結案

宣傳期間最好固定一個回報節奏（例如每週一次），並共用一份進度表：累計報名數、各管道報名數與成本、下一步調整。

收費方式怎麼看

• 建置型項目（活動頁、報名或售票系統）：通常是依範圍報價的一次性費用。
• 廣告投放：廣告費付給平台，代操服務費另計，計價方式依廠商而不同，多數情況會看到依廣告費比例或固定費用兩種。
• 售票：計價方式有票價比例、每張固定費用等不同做法，另有金流手續費，要確認由誰負擔。
• 現場項目（報到、互動）：通常依時數、人數與設備數量報價。

比較報價時，請對方把「付給平台的錢」與「付給廠商的錢」分開列，並說明哪些是一次性、哪些會隨人數或票數增加。

合作前要準備的資料

• 活動基本資料：名稱、日期、地點、是否收費。
• 目標：希望幾個人報名、幾個人到場。
• 目標對象：誰會來、過去的參加者是誰。
• 既有資源：官網、社群、名單、LINE 官方帳號、廣告帳號。
• 預算範圍：整體行銷預算，包含廣告費。
• 素材：主視覺、照片、影片、講者或攤位資料。

還沒有完整企劃時，可以先整理成一頁摘要；寫法見活動企劃書怎麼寫。

什麼情況適合自己做

• 團隊裡有人熟悉廣告後台，而且活動期間有時間每天看數據。
• 活動規模小、對象是既有會員，用名單通知就能額滿。
• 已經有固定使用且順手的報名工具。

相反地，第一次辦對外活動、過去出現「廣告有點擊但沒人報名」卻找不到原因，或同時要處理多家廠商而人手不足時，委外給能把整條流程接起來的團隊會比較有效率。分包與整包的差別見辦活動要找幾家廠商。

拍拍印的活動行銷服務

拍拍印提供活動行銷一站式解決方案：活動宣傳網站製作、Meta 與 Google 集客廣告投放、活動報名與售票系統、現場 QR Code 報到與名牌列印，以及拍貼機、遊戲、抽獎等現場互動。頁面、表單、追蹤與現場系統由自有工程與設計團隊負責；我們自己主辦的互動體驗展、婚禮體驗日與品牌快閃活動，也是用同一套流程集客與報到。六個項目可以單獨委託，也可以整包交給我們。把活動類型、日期與報名目標告訴我們，我們會回覆建議做法與專案報價。