記者會流程表範本：60 分鐘記者會與發表會流程、啟動儀式、媒體報到與籌備清單

實務上，一場記者會建議控制在 40 到 60 分鐘：媒體報到、開場、致詞、主題說明、啟動儀式、合照、媒體聯訪。時間拉長多半不會增加報導，反而容易讓媒體提早離開。記者會的重點是在最短的時間內，讓媒體拿到一個清楚的訊息、一張好看的照片與可以直接使用的新聞資料。這篇提供可直接套用的記者會流程表，以及籌備時要注意的細節。

記者會流程表範本（60 分鐘）

新品發表會流程表

發表會的對象除了媒體，通常還有客戶、經銷商或會員，流程比記者會多了體驗時間：

不同長度的流程範本：30 分鐘與 90 分鐘

30 分鐘極簡記者會

90 分鐘大型發表會

流程表要再加兩欄：負責人與設備

對外公布的流程表只需要時間與環節；工作人員用的版本要多兩欄，現場才知道誰做什麼：

不同類型記者會的流程重點

啟動儀式的五種做法

啟動儀式是記者會最常被拍、被刊登的畫面。挑選時看三件事：畫面夠不夠清楚、跟主題有沒有關聯、現場會不會出錯。

• 按鈕或推桿啟動：貴賓同時按下，搭配螢幕動畫與燈光，是最常見的做法。
• 觸控螢幕啟動：手掌或手印啟動大螢幕動畫，適合科技與數位主題。
• 拼圖或合體：每位貴賓放上一塊，拼出主視覺或標誌，適合強調合作。
• 數位簽名：貴賓在平板上簽名，即時投影到大螢幕並保留成紀念。
• 揭幕：拉下布幕或開啟展示櫃，適合實體新品。

不論哪一種，都要彩排一次，並準備沒有反應時的備案（例如由控台人員手動播放動畫）。數位簽名的做法可以參考電子簽名牆與數位簽到牆怎麼選。

媒體邀請與採訪通知

1. 01活動前一到兩週：發出採訪通知，寫清楚時間、地點、主題、出席貴賓與聯絡窗口。
2. 02活動前兩到三天：電話或訊息確認出席，更新媒體名單。
3. 03活動前一天：再次提醒，並提供停車與 SNG 車位資訊（如有）。
4. 04活動當天：現場提供新聞稿、產品資料與照片下載連結。
5. 05活動結束後兩小時內：發出會後新聞稿與現場照片給未到場的媒體。

採訪通知與新聞稿是兩份不同的文件：採訪通知是邀請，只寫誰、什麼時候、在哪裡、為什麼值得來；新聞稿是可以直接刊登的完整內容。

媒體與貴賓報到怎麼安排

• 媒體與貴賓分開報到：媒體報到台發新聞資料，貴賓由專人接待帶位。
• 名單事先建好：媒體名稱、記者姓名、聯絡方式；現場新增的也要記錄。
• 用 QR Code 或平板報到：比紙本簽到快，活動後直接有一份出席媒體清單可以追蹤露出。
• 貴賓到場即時通知：重要貴賓報到時通知主持人與接待人員，避免開場時才發現還沒到。

需要同時處理媒體、貴賓與一般來賓的活動，可以使用活動報到系統以 QR Code 報到並即時統計到場人數。

背板、拍照區與現場互動

• 主背板：標題字要大、位置要高，確保人站在前面時不會被擋住；避免反光材質。
• 聯訪區：另外準備一面有主視覺的背景，離音響遠一點。
• 拍照區：給貴賓與來賓拍照的地方，搭配拍貼機印出有活動標誌的相片，是會被帶走與分享的宣傳品。
• 發表會的體驗區：安排產品試用、互動遊戲或現場客製紀念品，延長來賓停留時間。

記者會籌備時程與檢查清單

常見的五個問題

• 流程太長：致詞的人太多、每個人都超時。事先講好時間，主持人要能收。
• 沒有畫面：只有人站著講話。啟動儀式與合照是媒體最需要的素材。
• 時間挑錯：太晚開始會趕不上當天的截稿時間。
• 資料不齊：媒體離開時手上沒有新聞稿、照片與聯絡方式。
• 沒有備案：影片播不出來、麥克風沒聲音、啟動裝置沒反應。

需要記者會或發表會的報到與現場互動？

拍拍印提供記者會與發表會的 QR Code 報到與名牌列印、同步簽名牆啟動儀式、拍貼機與 AI 拍貼機、現場客製紀念品等互動；對外招募來賓的發表會，也可以一併規劃活動宣傳網站、報名與集客廣告。把活動日期、地點與預計人數告訴我們，我們會回覆建議做法與專案報價。