行前通知範本：活動行前通知信、提醒簡訊與 LINE 訊息怎麼寫（可直接套用）

2026-11-12行前通知範本活動提醒簡訊活動報名系統活動行銷

行前通知是活動前寄給已報名者的提醒，內容只需要回答四件事：什麼時候、在哪裡、怎麼到、要帶什麼。它同時是把「報名」變成「到場」很關鍵的一步——很多人不是不想來，是忘了。這篇提供可以直接套用的行前通知範本與範例：行前通知信（完整版、精簡版、正式商務版）、活動提醒簡訊與 LINE 活動通知範例，並說明行前通知內容要寫什麼、發送時間與管道怎麼安排。

行前通知要寫哪些內容

01活動名稱與報名的場次
02日期、報到時間與開始時間（兩個時間分開寫）
03地點：完整地址、樓層與會議室名稱、地圖連結
04交通與停車：最近的捷運站與出口、停車場資訊
05報到方式：當天出示什麼（QR Code、姓名或手機末三碼）
06攜帶物品與服裝（有需要才寫）
07活動流程或議程摘要
08無法出席時怎麼取消或轉讓名額
09當天的聯絡窗口與電話

最重要的資訊放最前面。多數人只看第一屏，日期、時間、地點要在不滑動的範圍內看得到。

行前通知內容檢查表

項目	要確認的事
日期與時間	有寫星期；報到時間與開始時間分開寫
地點	完整地址、樓層、廳名；地圖連結點得開
交通	最近的捷運站與出口、停車資訊、接駁時間
報到方式	QR Code 有附上；沒帶手機時怎麼處理
攜帶物品	證件、筆電、環保杯等，有需要才列
流程	開始與結束時間，讓人安排後續行程
取消與轉讓	期限與做法寫清楚
聯絡窗口	當天會有人接的電話
發送前測試	先寄給自己，用手機開一次，連結逐一點過

不同活動類型的行前通知重點

活動類型	要多寫的內容	可以省略
講座、研討會	議程、講者、是否提供簡報與餐點、名牌領取	服裝
付費課程	上課需要的器材或軟體、事前作業、退費與補課規則	—
戶外或親子活動	集合地點與時間、雨天備案、服裝與防曬、保險、緊急聯絡	議程細節
展覽、市集（入場預約）	預約時段、入場方式、現場限定內容	流程
需要事前準備的活動	要先填的問卷、要安裝的 App、要帶的證件	—

什麼時候發：行前通知時程表

時間點可依活動規模調整；小型活動可合併為「前三天完整通知＋前一天提醒」。
時間點	目的	建議管道	內容重點
報名成功當下	確認報名、存行事曆	Email＋報名成功畫面	場次、時間地點、加入行事曆
活動前 5–7 天	完整行前通知	Email	交通、流程、攜帶物品、取消方式
活動前 2–3 天	出席確認	簡訊或 LINE	請回覆是否出席，釋出名額給候補
活動前 1 天	提醒	簡訊或 LINE	時間、地點、報到方式，一則講完
活動當天	最後提醒	簡訊或 LINE	報到時間、入口位置、報到 QR Code

Email、簡訊、LINE 怎麼分工

Email：放得下完整資訊與附件，適合正式的行前通知。缺點是可能進促銷匣或沒被打開。
簡訊：通常很快就會被看到，適合前一天與當天的提醒。字數有限，只放時間、地點與一個連結。
LINE：開啟率高、可以放圖片與按鈕，適合出席確認與當天提醒。前提是報名者已加入官方帳號。

一般來說，完整資訊用 Email、提醒用簡訊或 LINE，是比較穩定的組合。

行前通知範本：行前通知信範例（Email）

主旨：【行前通知】○○論壇｜11/28（六）13:30 報到・台北○○會議中心 ○○○ 您好：感謝您報名「○○論壇」，以下是活動當天的資訊：・日期：2026 年 11 月 28 日（六）・報到：13:00–13:30（13:30 準時開始）・地點：台北○○會議中心 3 樓 301 會議室（台北市○○區○○路○號）・交通：捷運○○站 2 號出口步行 5 分鐘；會場地下停車場可計時停車・報到方式：請出示本信下方的報到 QR Code 活動流程： 13:30 開場｜13:40 主題演講｜15:00 交流時間｜16:30 結束如臨時無法出席，請於 11/26 前點此取消，讓候補的朋友有機會參加：［取消連結］當天聯絡：活動小組 02-0000-0000 ○○主辦單位敬上— 範本內容為示意，請替換為實際活動資訊

精簡版（小型活動、內部活動）

主旨：【提醒】○月○日（○）○○講座，○○:○○ 開始 ○○ 您好，提醒您已報名「○○講座」：時間：○月○日（○）○○:○○（○○:○○ 開始報到）地點：○○○（地圖：○○○）報到：請出示下方 QR Code 如無法出席請回信告知，謝謝。— 精簡版行前通知信

正式商務版（貴賓、客戶）

主旨：【敬邀出席】○○論壇行前通知｜○月○日（○） ○○○ ○○ 鈞鑒：感謝您撥冗參加「○○論壇」。謹將當日資訊說明如下，敬請參閱：一、時間：○月○日（星期○）○○:○○–○○:○○（○○:○○ 起報到）二、地點：○○○（○○市○○路○號○樓）三、交通：會場備有停車位，請於入口告知活動名稱四、報到：請於貴賓報到處出示本信 QR Code，將由專人引導入席五、議程：詳如附件如有任何需要協助之處，歡迎聯繫 ○○○（電話 ○○-○○○○-○○○○）。敬祝順心 ○○○ 敬上— 正式商務版行前通知信

活動提醒簡訊與活動通知範例

前一天：【○○論壇】提醒您明天 11/28（六）13:00 開始報到，地點：台北○○會議中心 3 樓。報到 QR Code 與交通資訊：［短連結］
當天：【○○論壇】今天 13:00 開始報到，13:30 準時開始。入口在一樓大廳右側電梯。報到請出示：［短連結］

簡訊開頭用括號標出活動名稱，收到的人才知道是誰傳的；連結使用短網址，並確認在手機上能直接開啟。

多場次、分教室活動的簡訊範例

【○○說明會】您報名的是 11/28（六）14:00 場，請於 13:40 至 3 樓 B 教室報到。報到 QR Code：［短連結］
【○○研討會】明天 9:00 開始報到。您的上午場次：A 廳「○○」；下午場次：C 廳「○○」。議程與 QR Code：［短連結］

出席確認訊息範例

○○○ 您好，「○○論壇」將在 11/28（六）舉行。為了安排座位與餐點，請協助回覆是否出席：［我會出席］［無法出席］無法出席的名額將釋出給候補者，謝謝您。— LINE 或簡訊出席確認範例

出席確認有兩個作用：提醒對方，同時讓主辦方在活動前就知道實際會來多少人，餐點、座位與人力都可以跟著調整。回覆「無法出席」的名額，可以立刻通知候補者。

怎麼用行前通知降低「報了不來」

報名成功當下就提供「加入行事曆」，這是最早也最有效的提醒。
至少發兩次：一次完整通知、一次前一天提醒。只發一次很容易被忽略。
請對方做一個動作（回覆出席、點選確認），比單純通知更能提高到場意願。
把取消做得很容易。願意取消的人會讓出名額，比無聲缺席好得多。
活動後比較報名人數與實際到場人數，下一場就知道要多收多少報名。

到場比例的計算方式與判讀，可以看報到率怎麼算。

不想手動一則一則發？

人數一多，手動寄信與發簡訊很容易漏發或發錯場次。拍拍印的活動報名系統可在報名成功後自動寄出確認信，並依場次發送行前提醒與簡訊出席確認；回覆結果直接回到名單，活動當天接上 QR Code 報到。把活動類型、場次與預計人數告訴我們，我們會回覆建議做法與專案報價。

活動報名系統活動報到系統活動行銷一站式解決方案延伸閱讀：活動報名表單範例

常見問題

有。本文提供三種行前通知信範本（完整版、精簡版、正式商務版）、前一天與當天的活動提醒簡訊範例、多場次活動的簡訊範例，以及出席確認訊息範例，替換活動名稱、時間與地點即可使用。

活動名稱與場次、日期與報到時間、完整地點與地圖連結、交通與停車、報到方式、攜帶物品、流程摘要、取消方式與當天聯絡窗口。最重要的時間與地點放在最前面。

建議至少兩次：活動前約一週寄完整的行前通知信，活動前一天再用簡訊或 LINE 提醒。名額有限的活動可在前兩到三天加一次出席確認。

完整資訊用 Email，前一天與當天的提醒用簡訊或 LINE。簡訊通常很快會被看到；LINE 可以放按鈕做出席確認，但對方要先加入官方帳號。

開頭用括號標出活動名稱，接著寫日期、報到時間與地點，最後放一個短連結連到完整資訊或報到 QR Code。一則講完，不要分兩則。

報名成功時提供加入行事曆、活動前至少提醒兩次、發出席確認並讓取消變得容易，再把釋出的名額通知候補者。也可以依過去的到場比例適度多收報名。

可以。活動報名系統能在報名成功後自動寄確認信，並依場次排程發送行前提醒與出席確認，回覆結果會回到名單。

MORE NOTES

把活動類型、日期與人數告訴我們

依同類型活動的執行經驗，給出建議組合與專案報價。

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